Não há forma de dar conta de tudo. São muitas atividades e detalhes para a sua cabeça se lembrar sozinha. Por isso, saber listar tarefas, elencar prioridades e eliminar distrações pode ser a chave para aumentar a sua produtividade e finalmente começar a ver os seus sonhos saírem do papel.
Infelizmente, não existe fórmula mágica. Para começar a realizar os seus objetivos, é preciso muita disciplina e organização. Mas isso pode ser mais tranquilo do que você imagina. Os primeiros passos são simples e podem ser aplicados hoje mesmo.
Continue a leitura deste texto para ver as cinco dicas que eu preparei para que você possa começar a organizar a sua rotina. Se preferir, temos também um vídeo no YouTube.
1. Tenha objetivos
Uma boa organização precisa de propósito. Afinal, por que você está se organizando? Qual objetivo gostaria de alcançar? Se não há um destino, então qualquer caminho será o correto e não haverá necessidade de se organizar para isso. Portanto, tenha sempre um objetivo concreto em mente. Ele, além de orientar os seus passos, também servirá como um lembrete do motivo pelo qual você está se esforçando tanto.
Uma boa forma de definir essas metas é pensar no que você gostaria de conquistar daqui a um ano, dois anos, ou até mesmo cinco anos. Onde você gostaria de estar? O que gostaria de ter alcançado? Não tenha medo de sonhar. Por mais difícil que pareça, com uma boa organização e foco é possível conquistar qualquer coisa.
Pense com carinho em quais são os seus objetivos e liste-os em uma folha ou caderno. Tenha-os sempre à vista para que você nunca se esqueça de onde quer chegar.
2. Anote
O primeiro passo é pegar todos os objetivos que você elencou no passo anterior e quebrá-los em metas menores que possam ser realizadas ao longo dos meses. Depois, pegue essas metas mensais e transforme-as em metas ainda menores que possam ser realizada ao longo das semanas e dias.
A ideia é pegar um objetivo grande e desmembrá-lo em várias pequenas metas que possam ser realizadas aos poucos no seu dia-a-dia de forma que, depois de algum tempo, ele seja naturalmente alcançado. É pegar algo difícil e dividi-lo em diversas pequenas partes fáceis. Coloque tudo isso no papel e já será possível visualizar parte do que deverá ser feito.
Agora, faça uma lista com tudo o que você precisa fazer. Coloque tudo mesmo: coisas da rotina, compromissos, tarefas domésticas, lazer e o que mais você lembrar. Quanto mais completa for essa lista, mais eficaz será o seu planejamento e o aumento da sua produtividade.
É muito importante que todo esse processo seja anotado. Anotar é um fator essencial para uma rotina organizada. Por melhor que seja a sua memória, é impossível lembrar-se de tudo. Aliás, forçar todas essas informações na sua cabeça, além de ser muito cansativo, pode ser fonte de enorme frustração no momento em que algo importante for esquecido.
Anotar fará com que você não se esqueça e ainda diminuirá a sua ansiedade ao permitir tirar o peso de tantas responsabilidades da cabeça. Além disso, será possível visualizar os seus afazeres com mais atenção e, assim, bolar um plano eficiente para realizá-los.
3. Analise, organize e planeje
Para essa dica, é recomendado que você utilize um planner, bullet journal, caderno ou aplicativo de celular. Pode ser até o bloco de notas do computador, o importante é que fique tudo registrado e que você tenha acesso fácil e diário a esse arquivo.
Com esse equipamento em mãos, crie três listas:
Prioridades
Na lista de prioridades, coloque tudo aquilo que você tem que fazer sem falta, ou aquilo que tem data para acontecer e que não pode ser adiado de forma alguma. É importante se atentar para o fato de que tudo aquilo que está diretamente relacionado aos seus objetivos (aqueles da primeira dica) é, sim, uma prioridade.
Não Prioridades
Não existe uma regra exata para definir o nível de “prioridade” de uma atividade, pois isso pode variar muito de pessoa para pessoa. No entanto, à princípio, coloque na lista de não prioridades tudo aquilo que você quer fazer, mas que não seja tão urgente, e tudo aquilo que você tem que fazer, mas que pode ser adiado.
Rotina
Na lista de rotina, coloque tudo aquilo que precisa ser feito com certa regularidade como, por exemplo, arrumar a casa, lavar a roupa, responder e-mail e o que mais você tiver no seu dia-a-dia. São atividades cotidianas que precisam ser feitas.
Agora, com essas três listas, você organizará os afazeres da sua semana e do seu dia.
Primeiro, com base na sua lista de prioridades, coloque na sua semana tudo aquilo que tem data para acontecer ou para ser entregue. Depois, encaixe as atividades da lista de rotina que precisam ser realizadas nesta semana. Caso sobre alguma lacuna, coloque de forma bem moderada algumas atividades da lista de não prioridades. Se não houver tempo para elas, tudo bem, foque nas que são urgentes por enquanto.
Faça o possível para otimizar o seu dia e alocar atividades similares juntas, para aproveitar o tempo. Por exemplo, se tiver uma reunião importante no escritório, aproveite que você já estará na rua para fazer as compras. Assim, é possível economizar bastante tempo, pois não terá que sair de casa duas vezes em momentos diferentes.
Procure analisar a média de tempo que cada tarefa leva para ser concluída e coloque no seu dia somente aquilo que, de fato, terá condições de realizar. Seja realista, pois, por mais ocupado que você seja, ou por mais necessárias que algumas tarefas pareçam, alocar em um dia milhares delas só servirá para exaurir as suas energias e trazer frustração.
Lembre-se que o seu dia tem apenas 24 horas e para começar a realizar as coisas na sua vida é uma questão de definir prioridades e agir. É ter estratégia para determinar aquilo que levará você para frente em direção aos seus maiores objetivos, aqueles que realmente importam.
Outro ponto muito importante nesse momento é entender que essas listas não são imutáveis. Novos compromissos podem surgir, ou algumas tarefas podem ser delegadas para outras pessoas para diminuir a pressão. Independentemente do caso, é essencial que você tenha um momento no dia para rever e analisar as suas listas, talvez até modificá-las de acordo com o que já foi feito e o que porventura possa ter surgido.
4. Aja!
Essa pode ser uma dica um pouco óbvia, mas a verdade é que a procrastinação é um mal sério que atinge muitas pessoas, mesmo as mais organizadas. Por isso, é preciso atentar-se para as diversas distrações do dia-a-dia e lutar para manter o foco. Ter uma rotina organizada exige disciplina. Não é algo fácil, mas, com certeza, é recompensador.
É claro que não há a necessidade de ser o mestre da produtividade e se manter ativo 24 horas por dia. No entanto, é preciso levar às suas listas de afazeres muito a sério se quiser que as coisas comecem a acontecer na sua vida. Por mais longe que os seus objetivos pareçam estar, a primeira etapa para alcançá-los será dar o primeiro passo. Concentre-se nisso e… Aja!
5. Respeite-se
Procrastinar é um veneno para a sua rotina, mas o extremo oposto também não é saudável. Não existem formas de ser produtivo o tempo todo. Por isso, não se cobre tanto. Tenha foco e disciplina, mas também saiba ter os momentos de respiro para aliviar a pressão. Por mais que as suas listas pareçam ser intermináveis, organize-se respeitando os seus limites.
A rotina organizada deve ser uma forma de ajudar você a se orientar pelo caminho, uma trilha a percorrer, e não uma desculpa para se sobrecarregar. O objetivo é que você consiga enxergar o que precisa ser feito para alcançar os seus sonhos. Por isso, se em algum momento sentir que está passando dos limites, respire fundo e sente-se para reorganizar a sua vida. Lembre-se: tudo é questão de prioridades.
Não desista
Atualmente, recebemos diversos estímulos e informações todos os dias, o que gera uma sobrecarga de preocupações e distrações. Isso muitas vezes pode ser demais para a cabeça e fazer com que tudo pareça muito difícil, mas não desista. Com uma boa organização é possível driblar todos esses obstáculos.
Infelizmente é comum ver pessoas deixando os seus maiores sonhos de lado por acharem que não tem “tempo”, ou porque há coisas mais urgentes a fazer no momento. Nada deveria ser mais urgente do que os seus sonhos. Aliás, as suas maiores prioridades deveriam sempre ser os seus sonhos. Não é para isso que vivemos?
Nesse texto está elencado o básico para começar e entender quais são os pontos chaves que norteiam uma rotina organizada. Com o que você aprendeu aqui já é possível colocar em prática os primeiros passos para uma vida de maiores realizações. É claro que existem diversos métodos de organização, ferramentas e conceitos que podem ajudar você a melhorar ainda mais, mas comece pelo primeiro passo.
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